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Arbeit als Freelancer: Wie schreibt man eine Rechnung?

Du hast ­­deinen ersten Auftrag als Freelancer erfolgreich abgeschlossen?
Dann ist es Zeit für dich, eine Rechnung zu stellen. Wenn du dir unsicher bist, wie du eine Rechnung aufsetzen musst, dann bist du hier genau richtig.

Was nicht fehlen darf

Als Freelancer lieferst du eine gewisse Arbeit für deinen Kunden und möchtest dafür entlohnt werden. Nach dem § 14 UStG und §§ 31-34 UStDV sind alle Dokumente eine Rechnung, die eine erbrachte Leistung oder Lieferung abrechnen.
Damit dich dein Kunde auch ordnungsgemäß vergüten kann, musst du ihm deine Leistungen in Rechnung stellen. Deine Abrechnung muss dafür bestimmte Angaben beinhalten. Es dürfen auf keinen Fall Rechnungs -Aussteller und -Empfänger, die Rechnungsnummer, deine Steuernummer, das Datum sowie die Menge und Artikelbezeichnung fehlen.

Aussteller und Empfänger zu Beginn

Im oberen Bereich deiner Rechnung gehören deine Kontaktinformationen und die deines Klienten. Wie in einem Brief schreibst du auf die linke Seite den Namen und die Anschrift des Empfängers. Auf die rechte Seite gehören deine Informationen wie Firmenname, Anschrift und deine Kontaktinformationen.
Zusätzlich schreibst du über die Anschrift des Kunden noch einmal deine Informationen. In kleinerer Schrift gibst du dort noch einmal deinen Firmennamen sowie deine Anschrift an und unterstreichst das Ganze.

Aufführung der Leistungen

Unter den Adressen folgt der Abschnitt, in dem du deine Leistungen angibst. Bevor du jedoch mit den Aufzählungen loslegst, musst du erst noch die Rechnungsnummer sowie das Datum der Rechnungserstellung angeben.
Wenn du für einen Kunden für einen längeren Zeitraum tätig bist und jeden Monat oder pro Quartal abrechnest, musst du auf eine fortlaufende Rechnungsnummer achten. Die Rechnungsnummer muss dabei eine fortlaufende Zahlenreihe bilden und chronologisch angeordnet sein. Als Freelancer hast du die Freiheit, dich für eine fortlaufende Zahl oder Buchstaben zu entscheiden. Beliebte Schreibweisen sind Jahr-Monat-fortlaufende Nummer oder nur Jahr-fortlaufende Nummer.
Zum Beispiel: 2019-11-01 oder 2019-01
Damit du selber nicht durcheinander kommst, solltest du bei jedem Kunden mit der Endnummer 01 starten, auch wenn du z. B. den Auftrag im März erteilt bekommen hast.

Nun kannst du deine erbrachten Leistungen aufführen. Am besten eignet sich dafür eine Tabelle, die wie folgt aussehen kann:

Pos. Leistungsbeschreibung Menge Einheit Einzelpreis Gesamtpreis
1 Leistungsbeschreibung – mehrere Zeilen sind möglich 8 Stunden / Tage 85,00 € 680,00 €

Unter Pos. = Position sind die einzelnen Leistung gemeint. Das ist für Übersichtlichkeit und auch für den Kunden wichtig, um nachvollziehen zu können, wie der finale Preis berechnet wurde.
Unter Leistungsbeschreibung beschreibst du deine Leistung z. B. den Aufbau einer neuen Webseite oder einen Workshop zum Qualitätsmanagement.
Im Bereich Menge listest du auf, wie viele Einheiten du absolviert hast. Als Selbstständige/r rechnet man oft nach Stunden- oder Tagessatz ab. Je nachdem, wie du abrechnest, schreibst du die jeweilige Einheit in die Tabelle. Dann gibst du unter Einzelpreis deinen Stunden- bzw. Tagessatz an. Unter Gesamtpreis addierst du die Menge der Einzelpreise.

Alles zusammenfassen

Unter die Tabelle schreibst du dann den Zahlungshinweis. In der Regel liegt dieser zwischen sieben und 14 Tagen. Du kannst den Satz so formulieren: Der Gesamtbetrag ist ab Erhalt der Rechnung zahlbar innerhalb von sieben / 14 Tagen ohne Abzug.
Den Gesamtbetrag führst du rechts neben dem Zahlungshinweis auf.

Bei vielen Freelancern gilt die Kleinunternehmerregelung, wodurch die Umsatzsteuer gem. § 19 Umsatzsteuergesetz nicht ausgewiesen wird. Sollte dies auch bei dir zutreffen, dann fügst du einen Satz mit der Anmerkung auf die Kleinunternehmerregelung noch mit hinzu.
Ansonsten schreibst du den Nettobetrag deiner addierten Gesamtpreise auf und berechnest zzgl. die 19 % MwSt. Dies ergibt dann deinen Gesamtbetrag, den du deinen Kunden in Rechnung stellst.

Wichtiges Element – der Footer

Bei einer Rechnungsstellung ist dein Footer sehr wichtig. Im Footer führst du im linken Bereich noch einmal deine Anschrift und verschiedene Kontaktmöglichkeiten wie  deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf.
In der Mitte gibst du deine Bankverbindungen an. Ohne diese Angaben kann dir dein Klient kein Geld überweisen. Wenn du dir ein Geschäftskonto angelegt hast, dann achte darauf, dass du den richtigen Banknamen, die IBAN und BIC angibst.
Ein weiterer Punkt, der mit in den Footer gehört, ist deine Steuernummer. Diese findest du auf den Unterlagen vom Finanzamt. Deine Steuernummer und gegebenenfalls dein zuständiges Finanzamt kommen in den rechten Part des Footers.

 

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass du auf viele Dinge bei der Rechnungsstellung achten musst. Bei einer Rechnung dürfen auf gar keinen Fall Rechnungs -Aussteller und -Empfänger, Rechnungsnummer, Steuernummer, Datum sowie Menge und Artikelbezeichnung fehlen. Achte darauf, dass du deine Rechnung übersichtlich gestaltest und die Bankverbindung sowie deine Steuernummer im Footer nicht vergisst.

Wenn du dir immer noch unsicher bist, wie eine Rechnung aufgesetzt sein sollte, dann findest du auf Rechnungen-Muster.de verschiedene Beispiele, wie du eine Rechnung aufsetzen kannst. Zusätzlich bietet dir die Webseite ein paar Vorlagen, an denen du dich orientieren kannst.

Von |2019-09-30T18:03:28+01:00November 29th, 2019|Absolventen, Berufseinstieg, Karrieretipps, Studierende|